SECRETARÍA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ALCALDIA DE MEDELLÍN
POR:
EMERLINDA PUELLO GALVIS
PROFESOR:
EDWIN SUÁREZ CORREA
MATERIA:
GESTIÓN DE COMPRAS
INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO
MEDELLÍN
2011
LA ALCALDIA DE MEDELLÍN
El municipio de Medellín está representando legal, judicial y extrajudicialmente por el alcalde, el cual es elegido por voto popular para un periodo de cuatro años. Las funciones principales del CAM en cabeza del alcalde, son la administración de los recursos propios de la municipalidad, velar por el bienestar y los intereses de sus conciudadanos, además de impulsar políticas locales para mejorar su calidad de vida, tales como programas de salud, vivienda, educación e infraestructura vial y mantener el orden público.
SECRETARÍA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Misión
Fortalecer la calidad y confianza en los servicios institucionales, conduciendo estratégicamente el desarrollo del talento humano, los procesos y la tecnología de información para el apoyo de las decisiones organizacionales, con el fin de incrementar la capacidad administrativa y la productividad de los servicios en beneficio de la comunidad.
Estructura Administrativa
Objetivos Corporativos
La Secretaría de Servicios Administrativos tendrá los siguientes objetivos corporativos:
1. Determinar las políticas y estrategias de desarrollo, administración y adaptación del talento humano para la Administración Municipal.
2. Definir las políticas y estrategias del plan de capacitación y de desarrollo integral del talento humano.
3. Establecer y liderar el Plan de Desarrollo Administrativo del Municipio de Medellín.
4. Formular políticas y lineamientos estratégicos que orienten el desarrollo tecnológico y el manejo de información para la toma de decisiones gerenciales.
5. Identificar y documentar los procesos, con base en las funciones corporativas para la proyección de la estructura administrativa.
6. Realizar de manera continua el diseño y actualización de los trámites, metodologías de trabajo y los procedimientos organizacionales, para incrementar la productividad y la racionalidad.
7. Liderar y establecer las políticas de calidad aplicables a los procesos corporativos, determinando las herramientas necesarias para el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento continuo de la prestación de sus servicios.
8. Definir las políticas y procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la Administración Municipal, de acuerdo con la normatividad vigente.
9. Asegurar el correcto funcionamiento de los bienes y la eficiente prestación de los servicios.
Subsecretaría de Talento Humano
Tendrá las siguientes funciones corporativas:
1. Implementar y mantener las políticas y directrices establecidas para el manejo de las relaciones laborales, el desarrollo, el crecimiento y la adaptación al cambio del talento humano en el Municipio de Medellín.
2. Implementar las políticas y estrategias del plan de capacitación y de desarrollo integral del talento humano.
3. Realizar la selección, vinculación y entrenamiento del personal que ingrese a la planta de personal del Municipio, para asegurar así la idoneidad y competencia del recurso humano de la Administración.
4. Evaluar el desempeño de los funcionarios mediante instrumentos de gestión que busquen el mejoramiento y desarrollo de los empleados del Municipio de Medellín, prestando los servicios de una manera más efectiva.
5. Administrar los salarios y prestaciones sociales, el sistema de seguridad social y el sistema único de personal, de acuerdo con las normas vigentes.
6. Planear y programar el desarrollo del personal, mediante inducción, capacitación y demás actividades que sean necesarias, para actualizar y potencializar las habilidades y destrezas de los funcionarios, y así asegurar su competitividad.
7. Administrar y controlar la planta global de empleos del Municipio de Medellín, de acuerdo con las necesidades de la Administración y el objetivo de distribuir con equidad las cargas de trabajo.
8. Realizar las debidas investigaciones a los funcionarios y trabajadores oficiales, por violación o incursión de alguna falta que atente contra los deberes y reglamentos de la Administración Municipal. Hará las veces de procesos disciplinarios.
9. Generar mecanismos y herramientas para el diseño de trámites y facilitar la prestación de servicios con calidad por parte de la Administración Municipal.
10. Definir la estructura y las funciones corporativas, estableciendo criterios de estructuración, proyectando la estructura organizacional, identificando y documentando los procesos, procedimientos, trámites y las metodologías de la Administración Municipal.
11. Definir la planta de empleos y sus especificaciones.
12. Liderar y establecer las políticas de calidad aplicables a los procesos corporativos, determinando las herramientas necesarias para el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento continuo de la prestación de los servicios.
Subsecretaría de Tecnología de Información
Tendrá las siguientes funciones corporativas:
1 Planear y orientar, bajo una visión corporativa, la definición de soluciones integradas que satisfagan las necesidades internas del Municipio y de la comunidad.
2 Dirigir la implantación de sistemas de información, que articulados e integrados desde su función social, aseguren la creación de canales y servicios interactivos con la comunidad.
3 Implantar las políticas y lineamientos estratégicos definidos para el manejo de la información y los desarrollos tecnológicos.
4 Gestionar proyectos de tecnología de información; formular proyectos, ejecutarlos y hacerles interventoría.
5 Administrar la infraestructura tecnológica y de comunicaciones, asegurando su disponibilidad y correcto funcionamiento; acompañar los procesos de operación; prestar asesorías en la utilización de las herramientas de informática, favoreciendo la correcta utilización y aprovechamiento de los recursos.
6 Coadyuvar a la identificación de perfiles y competencias requeridas por los usuarios del sistema de información y recursos informáticos. Y apoyar a otras dependencias en los requerimientos tecnológicos.
Subsecretaría de Logística Organizacional
Tendrá las siguientes funciones corporativas:
1. Implementar las políticas y directrices establecidas para la adquisición de bienes y servicios.
2. Asegurar la obtención de los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de los procesos de la Administración Municipal.
3. Coordinar y controlar los bienes y servicios que requieran las dependencias de la Administración Municipal.
4. Administrar los sistemas de información de compras.
5. Elaborar y entregar los informes de contratación a las entidades de control.
6. Administrar, conservar y custodiar los archivos y la memoria institucional de la gestión municipal.
7. Implementar, mantener y actualizar la base de datos de los proveedores del Municipio de Medellín.
Justificación
El sector público administra gran parte de los recursos de la sociedad y al igual que el privado, sus acciones repercuten directamente en el progreso y desarrollo de la misma; es importante que nosotros como estudiantes y futuros administradores tengamos un mínimo de conocimiento sobre lo que al sector público respecta, dado que bien podríamos ser en nuestras vidas profesionales gerentes de una empresa pública, servidores públicos o contratistas del municipio o cualquier otro ente público nacional.
Objetivos
General:
Adquirir bienes, servicios y obra pública con calidad, oportunidad, economía, selección objetiva y valoración de costos ambientales, que le permita a la organización mantener todos los procesos operacionales del Municipio de Medellín, en conformidad a la Ley 1150 por medio de la cual se establecen las modalidades de contratación y de compras para el sector público.
Específicos:
1. Seleccionar a los contratistas o proveedores de acuerdo a la modalidad del proceso.
2. Aumentar la información sobre los bienes y servicios a adquirir, y así llevar un registro histórico de sus costos y proveedores para tomar mejores decisiones a futuro.
3. La cooperación y coordinación de nuestros servidores públicos implicados en el proceso con el contratista o proveedor para que dichos procesos se den justo a tiempo.
El Proceso de Compras
El proceso de compras está basado en tres etapas, Planeación, Selección y Ejecución, en los que interviene un equipo interdisciplinario conformado por un abogado, un logístico y un técnico.
Planeación
Todas las secretarias del CAM hacen un listado de las necesidades para el próximo año y antes de llegada la fecha de adquisición del bien o servicio se da entonces la conformación de los estudios y documentos previos que sirven de soporte para la realización de los procesos de contratación.
1. Definir la necesidad: Identificar y definir la necesidad que la entidad tiene.
2. Estudio de mercado: El técnico investiga, analiza e identifica las especificaciones técnicas y los precios de mercado que soportan el valor.
3. Estudios previos:
a. Descripción de la necesidad
b. Objeto y Especificaciones
c. Fundamentos Jurídicos
d. Análisis Técnico y Económico
e. Justificación de los factores de selección
f. Tipificación de Riesgos
g. Demás Aspectos
h. Elementos Descriptivos del Contrato
4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): El técnico gestionará la elaboración de este.
5. Consulta SICE: Se realiza la consulta de precios o condiciones del mercado a través del SICE.
6. Recomendaciones de inicio: se lleva toda la documentación y estudios previos con la respectiva CDP al comité interno.
Selección y Ejecución
1. De acuerdo a la modalidad de contratación, Ley 1150:
a. Licitación (60 días hábiles): Es la modalidad por defecto, si no aplica por ninguna de las otras modalidades entonces la contratación se hace por esta modalidad.
b. Selección Abreviada – Menor Cuantía (48 días hábiles)
c. Selección Abreviada – Subasta Inversa (40 días hábiles)
d. Concurso de Méritos (40 días hábiles): Cuando se van a contratar servicios intelectuales.
e. Selección Abreviada – Mínima Cuantía (30 días hábiles)
Modalidad | Causal |
Concurso de Méritos | Concurso de Méritos |
Concurso Méritos <10% | |
Contratación Directa | Actividades Científicas y tecnológicas |
Arrendamiento Bien Inmueble | |
CD Literal H - Ley 1150 | |
Compra Bien Inmueble | |
Contratación Directa | |
Contrato Interadministrativo | |
Convenio Cooperación | |
Convenios | |
Decreto 777: Para los Contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro para impulsar programas y actividades de interés público. | |
Ley 489 Artículo 96: Constitución de asociaciones y fundaciones para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares. | |
No Pluralidad Oferente: Cuando sólo una persona vende los que se desea comprar. | |
Actividades sin ánimo de lucro | |
Servicios profesionales y de apoyo | |
Urgencia Manifiesta | |
Licitación Pública | Licitación por Concesión |
Licitación Pública | |
Selección Abreviada | Menor Cuantía |
Menor Cuantía<10% | |
Mínima Cuantía | |
SA. Lit. H - Ley 1150: Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley. | |
Servicios de Salud | |
Subasta Cuantía<10% | |
Subasta Inversa |
2. Sin importar la modalidad, si el presupuesto de la necesidad es mayor o igual al 50% de la mayor cuantía entonces es revisado por 2 comités, el Interno (conformado, por: Un abogado, un Logístico, el jefe de Compras y el técnico) y el de Orientación y seguimiento (conformado por altos directivos de la organización).
3. Publicación del proyecto de pliegos. Condiciones bajos las cuales se va a hacer la selección del contratista o el proveedor, en el portal único de contratación (Sistema electrónico para la contratación pública, Fase Informativa).
4. Publicación de pliegos definitivos.
5. Audiencia de aclaraciones.
6. Recepción de propuestas.
7. Verificación de Requisitos Habilitantes, por parte del Comité Interno.
8. Subsanar Requisitos Habilitantes.
9. Audiencia de adjudicación o Certamen de subasta.
10. Registro presupuestal en SAP, en el sistema destinar el dinero al contratista o proveedor.
11. Ejecución del contrato. Normalmente el que hace las veces de técnico en la etapa de Planeación y Selección es el interventor en la etapa de ejecución y se encarga de que durante toda la ejecución del contrato, este se lleve a cabo según lo planeado.
El producto a transformar
En el Municipio de Medellín y consecuentemente en la Secretaría de Servicios Administrativos sólo se gestiona la compra de bienes y servicios, no hay transformación de materia prima como tal, ni elaboración de ningún producto tangible.
Clasificación de las compras en la empresa
Las compras que se realizan en la Secretaría de Servicios Administrativos son: de Bienes materiales o tangibles, como uniformes para los servidores públicos, productos de aseo y cafetería, muebles para las oficinas, entre otros; de servicios, como asesorías, diseños, consultorías, etc.
No existe clasificación de compras a nivel regional, nacional o departamental; las compras se generan por una causal y se llevan a cabo según su causación, conforme a la modalidad que la contiene.
Recursos Tecnológicos
El sistema principal de la Alcaldía de Medellín es el software llamado SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos) de tipo ERP que abarca todos los procesos de la organización, el cual incluye los aplicativos especiales para el desarrollo de las actividades de compras y se encuentra integrado a la web a través del sitio oficial de la alcaldía de Medellín www.medellin.gov.co para que los contratistas y/o proveedores se enteren y manifiesten su interés en los procesos. A través del sitio web de la alcaldía también se hacen subastas inversas. Por otro lado se tiene que cada empleado cuenta con su computador personal y una multifuncional por cada área de trabajo, para facilitar y optimizar el tiempo en nuestras labores diarias.
Flujo de Actividades para el inicio de un proceso
Flujo de actividades para el proceso de selección y posterior contratación
Influencia del buen proceso de compras en la organización
Por ser a una organización de carácter público, la Secretaría de servicios Administrativos no tiene ánimo de lucro, pero cabe destacar que dentro de su objetivo general está Adquirir bienes, servicios con calidad y con economía; cabe destacar entonces la campaña que realizó el municipio en cabeza del Dr. Sergio Fajardo bajo el lema de “Aquí están invertidos sus impuestos” como motivación al ciudadano para que cancele sus impuestos y para que lo haga oportunamente, puesto que con ellos y con la buena administración de los mismos mejoramos la imagen de la ciudad, la calidad de vida de sus habitantes y la percepción que estos tienen de ella.
El proceso logístico
Luego de las etapas normales del proceso de compras, Planeación, Selección y Ejecución, tenemos que en el proceso de ejecución lo que se busca es trabajar bajo la modalidad de Outsourcing, con una política de 0 inventarios y con un sistema de entregas periódicas en bienes como útiles y papelería y aseo y cafetería, para que en la Secretaría de servicios no se tengan que gestionar actividades tales como el transporte, bodegaje, inventarios, para evitar productos vencidos, la falta de espacio, el deterioro, etcétera. Se cuenta con un almacén o bodega en el sótano del edificio pero este existe principalmente con el propósito de ser el punto de recepción de los bienes, para que desde allí sean distribuidos hacía todas las secretarías; pero hay algunos bienes, sobre todo en el caso de los uniformes, de los cuales se debe tener reserva ante posibles eventualidades, por lo cual se tiene un stand en bodega, dicho bienes son almacenados de acuerdo a cifras históricas de consumo y proyecciones de necesidades que establecen las cantidades máximas y mínimas a mantener.
Controles para la gestión de compras
Presupuestos: Como a cualquier entidad, a la Secretaría de Servicios Administrativos se le asigna un presupuesto anual, al que nos debemos ceñir y se debe racionar de manera muy eficiente. Inicialmente el concejo aprueba el presupuesto anual para toda la Alcaldía, La secretaría de Hacienda asigna el presupuesto a cada una de las dependencias en el sistema SAP R/3 y de allí cada una de ellas ejecuta el presupuesto previamente planeado y el sistema controla que no lo excedan.
Auditorias: en el tema de la calidad, existe una auditoria interna, que es gente de toda la alcaldía capacitada especialmente para auditar y hacer control interno a las dependencias asignadas. Está también la Secretaría de Evaluación y Control que tiene como fin estar permanentemente evaluando que se hagan bien los procesos llevados a cabo dentro del municipio, con transparencia. Y por último tenemos a la Contraloría General de Medellín, que audita con el propósito de eliminar cualquier tendencia corrupta en los procesos ejecutados.
Evaluaciones del Proveedor: Se evalúa el cumplimiento y la calidad, amparado en pólizas especificadas de acuerdo al tipo de contrato, fijando multas para cada incumplimiento, se establece en todos los contratos un análisis de riesgos, se mira el riesgo que existe para lograr el cumplimento en la calidad, el pago de los salarios, la prestación de los servicios, entre otros.
Reportes Estadísticos de Compras: Cada proveedor genera el informe de reportes de consumo por centro de costos, cuando este factura hace el registro estadísticos y de ahí se generan los datos históricos a tener en cuenta para la gestión de compras.
Conclusiones
1. El método de selección es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta para la compra o contratación en una entidad pública.
2. Por tratarse de recursos públicos el proceso de compras y/o contratación del sector público debe ser reglamentado, como vimos durante el desarrollo del trabajo de campo en la Ley 1150, para resguardar el principio de oportunidad en la contratación y la buena ejecución de estos dineros.
3. La base del proceso de compras de la alcaldía de Medellín es una buena planeación; para que así todos los contratos se den justo a tiempo.
4. Los contratos de suministros se orientan siempre a hacerse bajo la modalidad de outsourcing.
5. Debido a la magnitud de los contratos y a las modalidades de contratación, la alcaldía de Medellín no se ve en la necesidad de salir a buscar sus proveedores, estos mismos se presentan ante la organización y hacen sus propuestas.
6. El proceso de compras puede variar constantemente debido a que está reglamentado por leyes que a su vez se modifican también de manera constante.
